System Obiegu Dokumentów dla Urzędu - Elektroniczny Obieg Dokumentów
System Obiegu Dokumentów SOD365 (System klasy EZD) wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD365 sprawnie monitorujesz zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. Dzięki temu masz wszystko pod kontrolą – nie przegapisz żadnego terminu, ani ważnego pisma, które wpłynęło do urzędu. SOD365 jest dostępny 24/7.
System spełniający wymogi ustawowe m. in. instrukcję kancelaryjną.
Obieg dokumentów elektronicznych (SOD365)
System Obiegu Dokumentów wdrażamy w modelu SaaS (Software as a Service – oprogramowanie jako usługa), co przekłada się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Kupując licencję SaaS dla oprogramowania SOD365, bezpiecznie magazynujesz pliki, załączniki i inne informacje.
Uruchomienie i wdrożenie systemu SOD365 jest szybkie i nie wymaga zakupu kosztownego sprzętu – wystarczy, że posiadasz dostęp do Internetu. Dane z systemu są kopiowane do chmury, dzięki czemu minimalizujesz ryzyko ich utraty, w przypadku awarii dysków na lokalnym serwerze urzędu.
Co zyskasz dzięki SOD365?
błyskawicznie sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona w prawidłowy sposób,
upewnisz się, czy dane pismo jest rozpatrywane w terminie oraz otrzymasz powiadomienie, że zbliża się termin upłynięcia czasu na udzielenie odpowiedzi przez urzędnika,
w intuicyjny sposób będziesz nadzorować pracę osób zatrudnionych w urzędzie,
wszystkie elementy pracy urzędu zaplanujesz z jednego panelu.
Funkcje
REJESTRY
System automatycznie wygeneruje rejestry korespondencji pism przychodzących i wychodzących dla wybranego okresu. Błyskawicznie znajdziesz interesujące Cię informacje i stworzysz rejestry zgodne z instrukcją kancelaryjną.
KANCELARIA
Pisma kierowane do urzędu drogą tradycyjną i elektroniczną wyślesz i odbierzesz szybciej. Przypiszesz numery poszczególnym sprawom jednym kliknięciem. System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki doręczenia. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu i odpowiesz na wszystkie wnioski w terminie.
KALENDARZ
Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. W jednym miejscu znajdziesz dostęp do informacji o pismach, sprawach i zastępstwach.
SOD365 usprawni Twoją pracę bez względu na wielkość urzędu i liczbę wydziałów. W naszym Systemie Obiegu Dokumentów znajdziesz funkcje:
- pracy zdalnej z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu,
- szybkiego wyszukiwania korespondencji wraz z bazą interesantów,
- historii korespondencji wychodzącej i archiwum pism,
- śledzenia drogi pisma w urzędzie,
- podpisywania pisma za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego.
MODUŁ WEWNĘTRZNEGO EDYTORA DOKUMENTÓW
Proste dokumenty stworzysz bezpośrednio z poziomu systemu. Możesz użyć edytora tekstu lub gotowych szablonów, do których wstawisz numer sprawy, datę pisma oraz nazwę i adres klienta. Moduł posiada opcję tworzenia szablonów dla całej jednostki oraz personalnych dla konkretnego użytkownika.
Bez trudu odczytasz szablony w formacie *.docx, a następnie zapiszesz je jako *.pdf. Dzięki modułowi sformatujesz nagłówki, listy, style czcionek i inne elementy treści. Jednocześnie uzyskasz dostęp do pełnej, tekstowej historii wprowadzonych zmian. Gotowy dokument możesz wydrukować i przesłać do klienta w formie papierowej.
Integracja
INTEGRACJE
Integracja ze skrzynką podawczą epuap
Jednym kliknięciem bez logowania do ePUAP pobierzesz wiadomości, wnioski i deklaracje złożone przez mieszkańców, bezpośrednio ze skrzynki podawczej.
Integracja z Facebook
Nie musisz już prowadzić papierowego dziennika pocztowego – Poczta Polska otrzyma od Ciebie kompletną informację o przesyłkach w postaci elektronicznej. Na kopertach umieścisz kolejne numery dla listów poleconych wraz z kodem kreskowym i zsynchronizujesz każdą przesyłkę bez względu na rodzaj.
System GUS BIR1
Integracja umożliwi Ci automatyczne pobieranie danych dowolnej instytucji – urzędów, spółek, firmy, a nawet sądów. Błyskawicznie zdobędziesz dane na temat wszystkich podmiotów, które posiadają NIP, REGON lub KRS.
W bazie TERYT znajdują się nazwy wszystkich województw, powiatów, gmin, miejscowości oraz ulic w Polsce. Dzięki integracji z systemem szybciej wprowadzisz dane adresowe, gdy nie znasz kodu pocztowego.
Dzięki tej integracji prześlesz dokumenty z SOD365 bezpośrednio do panelu administracyjnego w BIP. Zaimportujesz również wprowadzone do obiegu akty normatywne.
Elektroniczne Biuro Obywatela (EBO365) ułatwia mieszkańcom załatwianie spraw urzędowych przez Internet.Jak dbamy o bezpieczeństwo ?
Nasze strony www i aplikacje mobilne jest utrzymywany w chmurze na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej, dzięki czemu zapewniamy pełne bezpieczeństwo systemu i przechowywanych danych.
JAK TO ROBIMY?
Codziennie tworzymy kopie zapasowe Odzyskasz przypadkowo usunięte dane nawet do 25 dni wstecz.
Automatycznie kopiujemy dane w kilka miejsc Minimalizuje to ryzyko ich utraty oraz pozwala szybko przywrócić funkcjonowanie systemu w razie awarii.
Na bieżąco aktualizujemy system Przynajmniej 4 razy w roku aktualizujemy system pod kątem jego bezpieczeństwa, a historia wersji jest dostępna dla użytkowników.
Zapewniamy stały monitoring systemu Błyskawicznie wykrywamy i naprawiamy ewentualne awarie – przez 99,7% czasu system działa bezbłędnie (SLA).
Spełniamy międzynarodowe normy bezpieczeństwa Chmura, na której utrzymywany jest BIP, ma certyfikat ISO 27001, TIER III STAR, czyli przestrzega najlepszych praktyk ochrony przesyłanych danych.
Co nas wyróżnia?
W Netkoncept pomagamy Urzędom sprawnie funkcjonować w cyfrowej przestrzeni.
Doradzamy, szkolimy i dostarczamy im rozwiązania dostosowane do zmieniających się wymogów technologiczno-prawnych.
- każdego dnia w godzinach 8-16 możesz liczyć na naszą bezpośrednią pomoc, korzystając zarówno z obsługi klienta jak i z usługi helpdesk, w ramach, której otrzymasz wsparcie od naszego eksperta.
- W Netkoncept rozmawiasz z człowiekiem, a nie BOT-em.
- 22 lata słuchamy potrzeb naszych klientów, pomagamy im i wdrażamy nowe rozwiązania.
- Zapewniamy pełne bezpieczeństwo Twoich danych oraz danych Twoich klientów
Szkolenia
- Nasze szkolenia są realizowane w formie stacjonarnej, przy czym każdy uczestnik otrzymuje indywidualnie dostosowane szkolenie z systemu elektronicznego obiegu dokumentów SOD365.
- Dzięki temu każdy szkolony pracownik zdobywa kompleksową i praktyczną wiedzę niezbędną do efektywnego zarządzania dokumentacją w systemie EZD SOD365.
- Podczas szkolenia szczegółowo omawiamy problemy i wyzwania związane z prowadzeniem dokumentacji, a także dostarczamy skuteczne rozwiązania mające na celu ulepszenie procesów dokumentacyjnych.
- Szkolenia są dokładnie zaplanowane, sprecyzowane i dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego urzędu, co gwarantuje maksymalną skuteczność przekazywanej wiedzy i umiejętności.
- Po przeszkoleniu pracownik jest w pełni przygotowany do samodzielnej pracy w systemie SOD365.